Календар сервісу заповнює AI-голос

Профіль клієнта

TorqueLine Service, це незалежний автосервіс на кілька боксів: заміна оливи, шиномонтаж, гальма, сезонне переобування. На стійці працюють два майстри-приймальники, які водночас оформлюють замовлення-наряди, пояснюють кошторис і віддають ключі. Майже кожен запис починається з дзвінка: водії телефонують із дороги, з парковки або щойно почувши новий сторонній звук, і якщо ніхто не бере слухавку, вони просто набирають наступний сервіс зі списку.

Виклик

Сервісна стійка розривалася між клієнтами й телефоном, а ті, хто телефонував після годин, не могли записатися на заміну масла чи шин.

Порожні бокси у спокійні ранки, це втрачена виручка, яку ніхто не мав часу повертати.

Сервісна стійка була вузьким місцем. Приймальник, який стоїть із клієнтом і пояснює, що майстер знайшов на підйомнику, фізично не може паралельно відповідати на телефон. Дзвінки йшли на автовідповідач у ранковий пік здачі авто й знову ввечері, коли машини забирають, тобто саме тоді, коли попит найвищий. Ті голосові повідомлення, що все ж лишали, відпрацьовували за кілька годин, коли водій уже записався в інше місце.

Хто телефонував після закриття, не мав жодної можливості записатися. Сезон гуми лише погіршував ситуацію: різке похолодання чи перший сніг давали сплеск вечірніх дзвінків про вільні слоти на переобування, і кожен такий дзвінок упирався в запис автовідповідача. Сервіс сам відмовлявся від рутинної масової роботи, яка найкраще завантажує бокси.

У підсумку тиждень виходив перекошеним. Спокійні ранки лишали підйомники порожніми, а після обіду все затикалося, і ні в кого на стійці не було ані часу, ані списку дзвінків, щоб повернутися й заповнити прогалини. Порожній бокс у тихий ранок, це потужність, яку вже не повернеш, а механізму її відпрацювати в команди не було.

Чому попередні спроби не спрацювали

• Автовідповідач і передзвони Передзвонювали за кілька годин, коли водій уже записався в інший сервіс.
• Кол-центр на аутсорсі Оператори приймали повідомлення, але не бачили календаря боксів, тож фактичного запису не було, і стійці все одно доводилося передзвонювати всім.
• Форма запису на сайті Водій, який телефонує за кермом або стоячи біля відкритого капота, хоче поговорити, а не заповнювати вебформу, тож форма ловила лише малу частку попиту.
• Додаткова зміна на стійці Зайві години приймальника підняли постійні витрати на персонал, але не закрили ані вечори, ані вихідні, ані сезонні сплески дзвінків, через які втрати були найбільшими.

Рішення

Голосовий агент MyChatBot тепер відповідає на сервісну лінію цілодобово, бачить реальну зайнятість боксів і записує на заміну оливи, переобування, перевірку гальм і комп'ютерну діагностику прямо в календар сервісу, поки приймальники працюють у цеху.

1. Поставити агента на лінію MyChatBot Calls SDK узяв вхідні на основний номер сервісу й піднімає слухавку з першого гудка в ранковий пік і після закриття, замість того щоб кидати дзвінок на автовідповідач.
2. Навчити його сервісу У Базі знань лежать Business Domain docs: перелік робіт, типовий час бокса на кожну послугу, правила зберігання гуми, сезонна політика переобування, умови гарантії та як доїхати, а Agentic Search дістає потрібну відповідь просто під час розмови.
3. Підключити календар Інтеграція з Google Calendar дозволяє агенту перевіряти реально вільні слоти по боксах, пропонувати два-три конкретні варіанти часу, тримати запис і підтвердити його ще до завершення дзвінка.
4. Записати все в CRM create_crm_lead і add_crm_client_contact фіксують водія, телефон, марку, модель, рік, пробіг і потрібну роботу з міткою source AI-, а lead_chat_link чіпляє до ліда запис розмови.
5. Передати складні випадки Hand-off Control передає приймальнику все, що виходить за межі звичайного запису: горить чек, оцінка після ДТП, суперечка по гарантії, а Flight Control одразу пінгує команду в Telegram, щоб клієнт не чекав.
6. Дотиснути незавершене Follow-ups повертаються до тих, хто цікавився роботою, але не записався, а мітки й статуси Lead Processing тримають неявки та відкриті кошториси на видноті, а не в блокноті на стійці.

Записів стало на 36% більше, а стійка втратила дві години телефонного навантаження на день.

Що впроваджено

Хронологія запуску

Результати

Що далі

TorqueLine додає вихідні дзвінки: нагадування про ТО, продовження зберігання гуми та сезонні кампанії переобування, щоб той самий агент, який наповнює календар сьогодні, одразу записував і на наступний візит.